Organiseer je zelf een evenement, dan moet je aan veel dingen denken. De ruimte en sfeer van de locatie zijn belangrijk, de inhoud moet aansluiten bij de doelgroep en de dag moet gestroomlijnd verlopen. Hoe krijg je dat voor elkaar? We helpen je graag een handje met deze handige checklist!

Stap 1: plannen maken

Begin ruim van tevoren met het organiseren van je event. Je hoeft dan geen overhaaste beslissingen te nemen en hebt nog ruim de keuze in locatie en andere opties. Denk zeker hier aan:

  • Bepaal de datum. Houd rekening met andere evenementen en vakanties.
  • Bepaal de setting. Ga je werken met een thema?
  • Bekijk meerdere locaties. Meestal kan dit prima via internet, lekker efficiënt!
  • Maak een begroting. Wat mag het evenement kosten en wat heeft prioriteit?
  • Verzamel mensen om je heen die je nodig hebt om er een succes van te maken. Dit zijn misschien collega’s met specifieke kennis of presentatie skills, een dagvoorzitter of gastvrouwen of -heren.

 

Stap 2: afspraken vastleggen

Je hebt nu een globaal beeld van hoe je event eruit komt te zien. Tijd om concrete afspraken te maken!

  • Maak de datum en tijd definitief. Zet het in de agenda bij alle collega’s die je nodig hebt.
  • Leg de locatie vast. Hou rekening met bereikbaarheid, parkeren, sfeer en budget.
  • Bedenk of je aanpassingen wil doen aan de locatie. Wil je een bijzondere opstelling van de ruimte, extra decoratie of heb je andere specifieke wensen? Bespreek het met de locatie.
  • Ga je hapjes en/of drankjes serveren? Bespreek met de locatie wat de mogelijkheden zijn. Wellicht bieden zij catering of kunnen ze een cateraar adviseren.
  • Maak de begroting definitief en laat deze goedkeuren.

Stap 3: uitnodigen

Het evenement staat nu in grote lijnen vast, dus nu kun je mensen gaan uitnodigen! Wacht hier niet te lang mee, want zakelijke agenda’s zetten vaak al weken – misschien zelfs maanden – van tevoren vol. Reserveer dus snel een plekje voor jouw evenement, al is het maar met een simpele Save The Date.

  • Kies een uitnodiging in stijl. Wat past bij het thema en bij de doelgroep? Is het e-mail uitnodiging de beste optie of stuur je een fysiek kaartje?
  • Geef de genodigden een deadline om te bevestigen of ze aanwezig zijn. Maak dit laagdrempelig door verwachtingen te managen en duidelijk aan te geven wat ze moeten doen om te bevestigen of juist af te melden.
  • Houd een overzichtelijke lijst bij van de mensen die komen. Noteer daar ook bijzonderheden.
  • Stuur 1 a 2 weken van tevoren nog eens herinnering naar de mensen die niet hebben gereageerd.
  • Serveer je tijdens het evenement ook eten? Vraag dan naar eventueel allergieën of dieetwensen, zodat je het menu tijdig kan aanpassen.

 

Stap 4: puntjes op de i

Je gasten zijn uitgenodigd, de afspraken zijn gemaakt en nu komt het aan op de details.

  • Geef aan de cateraar door hoeveel mensen er komen en of er dieetwensen zijn.
  • Wil je het evenement laten vastleggen op foto of video? Regel dan een fotograaf of cameraman. Maak een briefing met wat voor beeldmateriaal je verwacht.
  • Maak een duidelijke routebeschrijving en stuur deze naar je gasten.
  • Leg alle acties voor de dag zelf vast in een draaiboek en deel deze met alle mensen die een actie hebben op de dag van het evenement.

Stap 5: de dag zelf

Vandaag is het zover! Als de voorbereidingen goed zijn verlopen hoef je vandaag niet meer zoveel te regelen. Als het goed is weet iedereen wat hij of zij moet doen.

  • Neem het draaiboek nog even door en check of alle taken en acties duidelijk zijn.
  • Wijs één iemand aan die het eerste aanspreekpunt en vragenbaak is voor die dag. Ben je dat zelf? Zorg dan dat je goed bereikbaar bent.
  • Gaat er iets niet helemaal volgens planning? Niks aan de hand! De gasten kennen je draaiboek niet en merken er waarschijnlijk niets van.

 

Stap 6: evenement evalueren

Het evenement is voorbij maar jouw werk nog niet!

  • Stuur je gasten nog een e-mail om ze te bedanken voor hun aanwezigheid. Heb je op het event interessante kennis gedeeld? Dit is het moment om de presentaties of andere informatie door te sturen.
  • Evalueer het evenement. Wat ging goed en wat zou je de volgende keer anders doen? Maak hier een constructief lijstje van. Zo wordt je volgende event nóg beter!
  • Check of alle facturen zijn betaald en bedank alle partijen die hebben meegeholpen. Ook zij staan open voor feedback dus deel je learnings gerust met anderen.

Je eigen event in COMM?

Bij COMM hebben we de ideale locatie voor een congres, vergadering, diner of (pers)conferentie. In het bruisende hart van Den Haag hebben we moderne en sfeervolle ruimtes met plek voor 6 tot 800 personen. Van luxe vergaderzalen tot een van de grootste Newsrooms van Europa. Bekijk hier de COMM zalen.

We bieden niet alleen een inspirerende locatie, maar hebben ook specialisten in dienst die je kunnen ondersteunen bij de organisatie. Wij denken graag met je mee! Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.