Deze website gebruikt zogeheten functionele cookies om bezoekers in staat te stellen onze website te bekijken, tevens wordt gebruik gemaakt van analytische cookies om zo geanonimiseerde bezoekersstatistieken bij te houden. We plaatsen deze cookies om te zorgen dat de website goed functioneert, we de website kunnen analyseren en verbeteren. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy policy

Ja, ik ga akkoord

5 technieken & tools voor een goede meeting

Hoe maak je vergaderen efficiënt, effectief én interessant? Dat gaat helaas niet vanzelf. Maar het is wel mogelijk. Met de juiste technieken en tools haal je het meeste uit jouw meeting. We hebben onze 5 favorieten op een rijtje gezet.

1. Laat de deelnemers voorbereiden

Zonder voorbereiding is een goede meeting onmogelijk. Maak daarom een duidelijke agenda en zorg dat alle deelnemers op de hoogte zijn. Wil je er een extra draai aan geven? Laat iedereen dan iets voorbereiden. Of stel in het begin de vraag: wat wil jíj bereiken met deze meeting? Op welke vragen wil jij antwoord? Zo dwing je iedereen tot nadenken over het doel en de weg daar naartoe.

2. Kies een gespreksleider

Je wil niet dat iedereen in een meeting door elkaar gaat praten. Of dat je steeds van het eigenlijke onderwerp afdwaalt. Daarom is het belangrijk om een gespreksleider aan te wijzen. De gespreksleider draagt bij voorkeur inhoudelijk het minste bij. Zijn of haar belangrijkste taak is te zorgen dat het gesprek de juiste kant op gaat. Dat kan ook prima als de persoon geen inhoudsdeskundige is.

3. Tool: Skype for Business

Een goede meeting is efficient. Letterlijk samen in een ruimte zitten voor een vergadering is vaak niet de meest efficiente weg. Als iedereen van een andere locatie moet komen kost het veel reistijd en misschien heb je dan niet de juiste spullen bij de hand. Skype for Business is dan een goede oplossing. Hiermee kun je met meerdere mensen tegelijk inbellen op 1 conference call.

4. Tool: Evernote

Wij hoeven jou niet te vertellen dat het slim is om notities te maken tijdens een meeting. Maar wat gebeurt er daarna met de notities? Raak je ze kwijt of verdwijnen ze ergens in je mailbox? Dan is het tijd om het anders aan te pakken. Werk bijvoorbeeld met Evernote om je notities vast te leggen en eenvoudig te delen. Evernote slaat ze op in de cloud, waardoor ze altijd en overal toegankelijk zijn. Vanaf je computer, maar ook vanaf je tablet of smartphone.

5. Kies de juiste ruimte

Willen jullie graag bij elkaar komen om te meeten? Kies dan een geschikte ruimte. Let daarbij op de bereikbaarheid van de locatie, maar ook op de omgeving. Wil je tijdens de meeting creatieve ideeën bedenken? Stap dan buiten je kantoor en ga op zoek naar een inspirerende ruimte met grote ramen. Hierdoor ben je creatiever én zo heb je geen last van afleiding.

Bonustip: zorg goed voor de deelnemers

Besteed genoeg aandacht aan het energielevel van de deelnemers! Zorg voor voldoende drinken en biedt zowel koffie en thee als fris aan. Een meeting rond lunchtijd? Maak er een lunchmeeting van of zorg voor (gezonde) snacks op tafel.

Organiseer jij een meeting en kun je wel wat hulp gebruiken? Wij denken graag met je mee! Bij COMM hebben we verschillende zalen die bijzonder geschikt zijn voor (creatieve) meetings. En we kunnen zorgen voor de beste catering, als dat nodig is! Neem gerust vrijblijvend contact op voor meer informatie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *