Deze website gebruikt zogeheten functionele cookies om bezoekers in staat te stellen onze website te bekijken, tevens wordt gebruik gemaakt van analytische cookies om zo geanonimiseerde bezoekersstatistieken bij te houden. We plaatsen deze cookies om te zorgen dat de website goed functioneert, we de website kunnen analyseren en verbeteren. Meer informatie is beschikbaar in onze privacy policy

Ja, ik ga akkoord

Checklist: zakelijk diner organiseren

Organiseer je een zakelijk diner, dan wil je dat alles tot in de puntjes is geregeld. Het eten moet natuurlijk lekker zijn, maar ook timing en sfeer zijn belangrijk. Graag delen we deze handige checklist om je te helpen met de voorbereidingen!

Opstarten

Als je slim bent, begin je ruim van tevoren met de organisatie van je zakelijke diner. Zo hoef je geen overhaaste beslissingen te nemen en heb je ruim de keuze in de invulling. Aan de slag:
• Kies een datum. Houd daarbij rekening met vakanties en andere evenementen.
• Bepaal het budget. Wat mag het diner kosten?
• Kies een geschikte locatie. Houd hierbij rekening met de bereikbaarheid, parkeergelegenheden, sfeer, het budget en de mogelijkheden tot maatwerk.
• Bepaal welke uitstraling, sfeer of boodschap je over wilt brengen tijdens het diner.
• Bepaal de wensen omtrent entertainment. Wil je bijvoorbeeld live muziek?
• Controleer direct of de locatie naar wens beschikbaar is en plaats tijdig een optie.
• Maak een begroting en laat deze goedkeuren door je werkgever.
• Verzamel mensen om je heen die je nodig hebt om van je evenement een succes te maken. Dit kunnen gastvrouwen of gastheren zijn, maar ook mensen die je helpen met de organisatie.

De voorbereidingen

Je hebt nu goed nagedacht over de grote lijnen. Tijd om je zakelijk diner wat concreter te maken.
• Maak de datum, tijd en locatie definitief. Sluit contracten af en zet het in de agenda.
• Stuur de genodigden een Save The Date
• Maak afspraken over het menu. Is het gezelschap 10 personen of kleiner? Dan is a la carte vaak geen enkel probleem. Met een groter gezelschap zal je te maken krijgen met een geselecteerd menu; uitgeserveerd of in buffetvorm.
• Denk na over het vervoer. Komen de gasten op eigen gelegenheid of regel jij het vervoer voor ze? Kunnen ze dichtbij parkeren? Zitten hier kosten aan verbonden?
• Is er sprake van een thema?
• Bedenk of de locatie geheel naar wens is, misschien wil je nog wat aanpassingen doen. Extra aankleding in het thema bijvoorbeeld – of een bijzondere tafel opstelling.
• Maak de begroting definitief.
Uitnodigen maar!
De basics staan op papier, dat betekent dat je mensen kunt gaan uitnodigen! Wacht hier zeker niet te lang mee, want de kans is groot dat je collega’s of zakenpartners een volle agenda hebben. Reserveer dus snel een plekje.
• Zorg voor een uitnodiging in de juiste stijl. Organiseer je een diner met een zakelijk of juist een feestelijk karakter? In geval van dit laatste mag de uitnodiging er feestelijk uitzien! Bereik je jouw doelgroep beter via een ouderwetse kaart of is een e-mail handiger?
• Vraag of de genodigden willen bevestigen of zij aanwezig zijn bij je diner.
• Houd een overzichtelijke lijst bij van je bezoekers en eventuele bijzonderheden.
• Heb je anderhalve week voor het diner nog niet van iedereen een bevestiging of afwijzing? Stuur dan een herinnering!
• Vraag naar allergieën of dieetwensen, zodat je hier ruim van tevoren rekening mee kan houden en het menu kan aanpassen.

De puntjes op de i

Als het goed is weet je nu precies wie er komen en komt het neer op de details. Zorg zeker dat je hieraan denkt:
• Geef aan de locatie of cateraar door hoeveel mensen er komen en of er speciale dieetwensen zijn.
• Wil je het diner vast laten leggen op camera? Regel dan een fotograaf. Spreek af wat je van hem of haar verwacht, hoelang degene aanwezig moet zijn en wat de belangrijkste momenten zijn.
• Stuur de genodigden van tevoren een routebeschrijving. Vergeet niet te benoemen waar ze kunnen parkeren.
• Is het een groter diner waarbij iemand een praatje moet houden? Dit is het moment om de speech uit te schrijven en een draaiboek op te stellen. Zo weet iedereen die deze avond een rol heeft wie wat en wanneer moet doen.
• Maak een concrete planning en duidelijke afspraken met de locatie of cateraar. Wil je langzaam tafelen of juist zorgen dat het diner binnen anderhalf uur is afgelopen?

D-day

Vandaag is het dan eindelijk zover. Alles is geregeld dus je hoeft niet zoveel meer te doen. Let wel nog hier even op:
• Heb je een draaiboek gemaakt, neem het dan nog even door. Weet iedereen wat hij of zij moet doen?
• Spreek de communicatielijnen gedurende de avond van te voren goed af.
• Gaat er iets niets volgens planning? Geen paniek! Je bezoekers weten toch niet hoe het georganiseerd is, dus waarschijnlijk valt het ze niet eens op.
• Geniet van het moment en praat met je gasten!

Na je zakelijke diner

Het zit er op. Hopelijk hebben je gasten genoten van het diner. Wil je het diner écht goed afsluiten? Dat doe je zo:
• Stuur je gasten een persoonlijke e-mail om ze te bedanken voor hun deelname.
• Evalueer je diner. Wat ging er goed en wat kan beter? Bespreek dit met de locatie, maar ook met je eigen collega’s en andere mensen die hebben geholpen. Zo wordt het volgende diner nóg beter!
• Check of alle facturen kloppen en zorg voor een goede afronding.

Wij denken graag met je mee

Ga jij een zakelijk diner organiseren? Dat kan heel goed op onze fantastische locatie aan de Zeestraat 82 in Den Haag! Bij COMM hebben we alle expertise in huis om jouw diner tot een onvergetelijk succes te maken. We denken graag met je mee en ondersteunen je van het begin tot en met het eind. Bekijk direct onze zalen of neem contact op met ons team voor meer informatie.

1 reactie(s)

  1. Shelton

    I enjoy the article

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *